CRM sous Excel

Besoin du client :

 

Je suis agent en assurance pour les professionnels. Je réalise beaucoup de prospection téléphonique dans le but d’obtenir des rendez-vous.
Si une personne me demande de rappeler, je dois le noter de le faire à une date et horaire précis. J’ai aussi besoin d’avoir des fiches pour suivre mes clients et sauvegarder leurs données (compte-rendu des rendez-vous, contact téléphonique…).
A ce jour tout est fait sur papier, ma secrétaire rentre bien les données sous Excel mais cela ne permet pas de suivre correctement toutes mes actions commerciales.  

Logiciel de gestion de la relation client réalisé :

Ce CRM Assurance permet de sauvegarder, de suivre et de programmer toutes les actions commerciales auprès des clients et prospects. Toutes les données client y compris les contrats, les compte-rendu de rendez-vous, les appels téléphoniques, les correspondances sont accessibles à partir du CRM qui permet aussi de lancer des opérations de mailing et d’obtenir des statistiques sur l’activité du cabinet.

Ces outils de gestion de la relation client bâtis sous Excel sont transposables à de nombreuses activités commerciales pour lesquelles la prospection assidue est un facteur majeur de développement.

Plus de détails sur le logiciel développé :

1.   Formulaire de saisie pour enregistrer clients et prospects
2.   Fiche client rassemblant tous les contrats et les échanges (courrier, tél., mail)
3.   Planning journalier des tâches à effectuer (RDV, relance téléphonique…)
4.   Logiciel de mailing / e-mailing intégré
Pour aller plus loin :
5.   Rédaction des mails et des courriers directement dans le CRM
6.   Un outil statistique puissant

1. Formulaire de saisie pour enregistrer clients et prospects

• Un formulaire est mis en place permettant la saisie des informations nécessaires au client/prospect (identité, adresse, …).
• Sur ce formulaire, l’utilisateur sélectionne l’état du client : prospect, client actif, ancien client. Les informations sont enregistrées dans la base de données correspondante.
• Ces données peuvent être rappelées à tout moment à partir d’une zone de recherche en inscrivant le nom du client ou son numéro de dossier. Toutes les informations sont modifiables.
• A partir du formulaire, un bouton permet l’envoi d’un mail type préconfiguré ou un mail vierge (ouverture automatique Outlook).

2. Fiche client rassemblant tous les contrats et les échanges (courrier, tél., mail)

• Une fiche client peut être lue en mode simple ou en mode complet.
• En mode complet, outre les informations présentes dans le mode simple, l’utilisateur peut visualiser les contrats passés et présents.
• Toute la correspondance est tracée que ce soit par mail, par téléphone ou par courrier postal. Pour chacune des correspondances, l’applicatif renseigne sur la date, la nature, l’interlocuteur, et le contenu (par commentaire) de la correspondance.
• Un listing des actions commerciales menées et à mener sont listées dans ce formulaire.

3. Planning journalier des tâches à effectuer (RDV, relance téléphonique…)

• A l’ouverture de l’applicatif ou par clic sur un bouton, la liste de toutes les actions commerciales à mener apparaît.
• Ces actions commerciales sont classées par importance (choix effectué par l’utilisateur), par nature, par support (téléphonique, mail, rdv, …)
• Dès que l’action est menée, l’utilisateur indique « réalisé » ou reprogramme l’action. Une zone de commentaire permet de préciser ce qui est important.
  Ces informations se mettent automatiquement à jour dans la fiche client ou prospect.
• L’utilisateur peut visualiser l’ensemble des actions du jour ou à une date choisie ou sur une période choisie (plusieurs jours).

4. Logiciel de mailing / e-mailing intégré

• Ce module permet l’envoi de mail ou de courrier postaux (publipostage) à plusieurs clients ou prospects en même temps.
• Le choix des clients ou prospect concernées s’effectue par un système de filtres (date d’entrée, activité…) ou peut se faire manuellement en sélectionnant les contacts dans une liste.

5. Rédaction des mails et des courriers directement dans le logiciel CRM

• La rédaction d’un mail peut se faire directement à partir de l’applicatif ce qui permet d’enregistrer automatiquement l’intégralité du mail dans la fiche client.
• Il en est de même pour le rédaction d’un courrier postal.

6. Un outil statistique puissant

• A partir des données présentes dans les bases de données, l’utilisateur peut visualiser des statistiques sur une période sous forme numérique et graphique.
  Ces statistiques permettent de connaître la part de client pour une activité, pour une localité, par typologie client…
• Les statistiques permettent de visualiser le taux d’actions accomplies en fonction du nombre d’actions à mener.
  Ou encore le taux de réussite de prise de rendez-vous ou de transformation d’un prospect en client.
• Toutes ces statistiques sont appelées pour une période choisie et peuvent être établies pour l’ensemble de l’entreprise ou pour un collaborateur précis.