Pourquoi créer des outils de gestion sous Excel ?

 

Toute entreprise dispose du tableur Excel et utilise déjà ses feuilles de calcul.
Excel est un outil très puissant pour créer des applicatifs métiers écrits en VBA (logiciel de caisse,…) sans investir dans un logiciel dédié ou du matériel spécifique. Le programme réalisé vous appartient et il est évolutif !  

Le potentiel d’Excel est très vaste et souvent peu utilisé par les entreprises : gestion de listes complexes, budgets et forecasts, analyse de données scientifiques, création de factures et de formulaires, réaliser des graphiques depuis une base de données.

Le langage Excel VBA augmente votre efficacité sur Excel, vous libère du temps pour vous consacrer à votre vrai métier.
VBA (Visual Basic for Applications) est un langage de programmation développé par Visual Basic pour Microsoft.

VBA booste votre productivité dans Excel :

  1.   Automatiser des reportings récurrents
  2.   Faciliter la gestion commerciale
  3.   Centraliser les données
  4.   Gérer les droits d’accès aux bases de données
  5.   Sécurisation des données
  6.   Créer des formulaires de saisie agréables et bien paramétrés
  7.   Développement d’applications Excel VBA entièrement pilotées par macros
  8.   Excel devient réellement multi-utilisateur
base de données excel

1. Automatiser des reportings récurrents :

Par exemple, programme VBA avec macros pour mettre en forme et imprimer automatiquement à la fréquence voulue le reporting des ventes. Vous exécutez cette tâche en cliquant simplement sur un bouton.
Le reporting peut s’intégrer automatiquement dans une présentation Powerpoint attractive. La trame et la présentation est définie une seule fois pour toute.

2. Faciliter la gestion commerciale :

Possibilité de lier avec Word pour la gestion des documents commerciaux : intégrer facilement avec une macro des textes dans différents documents (proposition commerciale, listes des contacts à jour).
Possibilité de lier avec Outlook ou autre logiciel de messagerie pour la mise en place de mail types pré-remplis pour différentes actions : prospection, devis, gestion des candidatures, remerciements suite à un salon… ou inscrire automatiquement vos rendez-vous dans votre agenda.

3. Centraliser les données :

Consolidation automatique de plusieurs fichiers Excel en provenance de plusieurs services de l’entreprise. Exemple : les quantités fabriquées (Service Production), les taux de rebuts issus (Service Qualité), les heures machines (Service Maintenance), les heures homme (Service Ressources Humaines) sont synthétisés de manière hebdomadaire pour la réunion du lundi qui indique entre autre le TRS (taux de rendement synthétique).

4. Gestion des droits d’accès aux bases de données :

De la saisie à la synthèse graphique en passant par la vue d’ensemble, chaque collaborateur dispose de droits d’accès appropriés (consultation, saisie, consolidation, intervention, édition synthèse).

5. Sécurisation des données :

Pour toute activité, les données sont précieuses, les applications Excel VBA développées disposent d’enregistrements automatiques,de journaux des modifications et de sauvegardes automatiques de la base de données.
pour les données plus sensibles, un cryptage est fortement recommandé (ex : transmission des données salariales)

6. Créer des formulaires de saisie Excel agréables et bien paramétrés :

Pour aider les collaborateurs non-informaticiens à enregistrer correctement et efficacement des données qui alimentent une base de données. Cet aspect ergonomique et user-friendly est très apprécié des clients et je soigne particulièrement l’aspect esthétique des formulaires, des barres d’outils, des commandes des menus personnalisées, des boutons…
L’applicatif Excel livré est conforme à la charte graphique de l’entreprise (logo, couleurs…).

7. Création d’applications Excel VBA entièrement pilotées par macros :

Les applications pilotées par macros intègrent des boîtes de dialogue et une aide à l’écran et permettent de gagner un temps considérable par rapport à une utilisation classique d’Excel.

8. Excel devient réellement multi-utilisateur :

Les applications peuvent être utilisées par plusieurs collaborateurs en même temps sur des postes différents et vos données sont toujours à jour en temps réel.

Avec la programmation VBA au travers des macros, faites créer vos propres macros complémentaires dans Excel.